Przyjmowanie i załatwianie spraw w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Rzeszowie reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 r., Nr 30, poz. 168 z późn. zm.) oraz Rozdział IV instrukcji kancelaryjnej – załącznika do Decyzji nr 345/05 Podkarpackiego Komendanta Wojewódzkiego Policji w Rzeszowie z dnia 22 grudnia 2005r.

Tryb i zasady postępowania przy załatwianiu spraw wg Instrukcji kancelaryjnej dla wydziałów Komendy Wojewódzkiej Policji, Komisariatu Lotniczego Policji, Oddziału Prewencji Policji, Samodzielnego Pododdziału Antyterrorystycznego Policji w Rzeszowie

§ 16.

Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy:

1.        Formę odręczną, która jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zare­jestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporzą­dzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej za­łatwienia (np. telefonicznie).

2.        Formę korespondencyjną polegającą na sporządzeniu przez re­ferenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

3.        Inną np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na stosownym formularzu itp.

§ 17.

1.       Załatwienie spraw może być:

1)        tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia po­stępowania wyjaśniającego,

2)        ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny spo­sób kończy sprawę w danej instancji.

§ 18.

1.        Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2.        Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane wg rozdzielnika, pracownik powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism. Kancelaria (sekretariat) sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis  adresatowi, a kopię pisma zwraca właściwemu pracownikowi.

3.        Sprawy należy załatwiać zgodnie z terminami określonymi w kodeksie postępowania administracyjnego.